הפקת טקסים – הטיפים שעושים את ההבדל

כולנו רוצים לציין את האירועים החשובים בחיינו באופן כמה שיותר משמעותי, שייחרט בראשם של כל הנוכחים, ויאפשר לנו להביע ולחוות את הרגשות שלנו בצורה אמיתית וכנה.

בין אם מדובר בטקס ממלכתי או אירוע משפחתי, צריך לדעת איך לעשות את זה נכון. אחרי 16 שנות ניסיון של הפקת טקסים, אלו הטיפים שאספנו עבורכם, שיצרו אירוע בלתי נשכח.

נוחות לפני הכול

דמיינו בראשכם את הסיטואציה הבאה: אתם מגיעים להשבעה של ילדכם, בבסיס שכוח אל בדרום הארץ. עברתם דרך ארוכה, סחבתם מהאוטו את כל השלמות הציוד שהוא ביקש, ומדובר ביום חם במיוחד. עם הגעתכם לאזור הישיבה, אתם רואים שאין סככה, ושהכיסאות חשופים לאור שמש ישיר.

עם כמה שמדובר במעמד מרגש - האם באמת תצליחו להתרכז במילים שמפקדיו של ילדכם יאמרו? האם תוכלו להסתכל על פניו של ילדכם, ולחוות את ההתרגשות יחד איתו?

הטיפ הראשון שלנו פשוט - בהפקת טקס, יש חשיבות עליונה לנוחות. אנשים רוצים להתרגש, להיסחף, להקשיב למילים שנאמרות ולהיות נוכחים ברגע - אבל הם לא מסוגלים לעשות את זה כשהם מזיעים, או מתנועעים בכיסאם באי נוחות.

אז איך מקפידים על נוחות? חשבו על הפרטים הקטנים – זווית השמש כך שלא תסנוור את הקהל, סככה שתתאים לזווית השמש באותה השעה, חלוקת בקבוקי מים במידה ומדובר ביום חם. תאמינו לנו, זה שווה את זה.

טקסים שונים לאנשים שונים

כשיושבים לבנות תכנים לטקס, השאלה הראשונה שצריך לענות עליה היא מי הוא הקהל בטקס. מה ירגש אותו? מה הציפיות שלו? מהו עולם התוכן שלו? באיזה שפה הוא מדבר?

השלב הראשון בתהליך יהיה איפיון של קהל היעד. התאמת הטקס לקהל היעד היא זו שהופכת את הטקס מעוד סתם טקס, לכזה שפוגע כמו חץ בלב, מרגש ונחרט בזיכרון.

כך לדוגמה בטקס יום השואה שמתקיים בנוכחות תלמידי תיכון שחזרו מהמסע בפולין, חשוב לדבר בשפה שתתאים לתלמידי תיכון ולאוכלוסייה מבוגרת כאחד.

בנוסף, במידה וצפויים להגיע לטקסים אורחים חשובים ובכירים, חשוב להיערך מבחינת סידורי ישיבה, וכיבוד המעמד.

באירועים רבים תגיע אוכלוסייה מגוונת יחסית - אך גם במקרים כאלו, עדיין חשוב לחפש את המכנה המשותף. טקסים נועדו לקרב אנשים, וצריך לזכור את זה כשניגשים לתכנון כל טקס שהוא.

סנכרון בין הספקים ועבודה מסודרת

הפקת טקסים היא מלאכה מורכבת, שמצריכה תיאום בין מספר רב של גורמים. התאורה, הקייטרינג, ההגברה, המנחה, וכמובן - האורחים עצמם. על כן, יש המון דברים שיכולים להשתבש בתכנון טקס, כאשר כל אחד מהם עלול להפיל את הטקס כולו.

כאשר אתם ניגשים להפיק טקס, עבדו בצורה מאורגנת, תכננו לו"ז מסודר, הקפידו לעדכן את הגורמים הרלוונטיים בכל התרחשות, ושמרו קבלות ומסמכים. המפתח לטקס מוצלח הוא סנכרון בין כל הספקים ונותני השירותים, שיצרו יחד את הטקס המושלם.

וזהו! זכרו את הטיפים האלו כשאתם ניגשים להפקת טקס.

עם זאת, יש לציין שלאנשים רבים אין את היכולת להשקיע את הזמן הדרוש בהפקת הטקס, או שהאחריות על הטקס תאפיל על ההתרגשות שלהם ועל הנוכחות ברגע. כשמדובר בגופים עירוניים, ברוב המקרים לא קיימת בתוך הארגון מחלקת טקסים, ולכן ההמלצה היא להיעזר במפיק טקסים חיצוני שמתמחה בהפקת טקסים ממלכתיים שידאג לכל האירוע מא' ועד ת'.

אותו מפיק יהיה אחראי על הקשבה לבקשות שלכם, טיפול בלוגיסטיקה, תיאום עם הגורמים הרלוונטיים, ושיתוף שלכם בתהליך, כך שתוכלו ליהנות בראש נקי.